Оценка поставщика глазами склада

Отдел закупок выбирает поставщика по цене, скидке и сроку оплаты. А склад каждый день живёт с его дисциплиной: машина приходит не в обещанный день, часть строк заказа не довезли, этикетка не совпадает с документом, коробки приезжают помятыми. Каждая из этих мелочей превращается на складе во время, место и деньги, но в договорённости о цене не видна. В итоге «дешёвый» поставщик на деле обходится дорого. Чтобы это увидеть, не нужна сложная программа, достаточно простого рейтинга поставщиков.

Что измерять, кроме цены

Достаточно четырёх показателей, которые склад собирает сам каждый день:

• своевременность: пришёл ли груз в согласованный день или интервал;
• полнота: какая доля строк заказа пришла в полном количестве;
• правильность документов и этикеток: совпали ли название, количество, номер партии и срок годности с документом;
• состояние: приехали ли товар и упаковка без повреждений.

Данные берутся из журнала приёмки. По каждой поставке приёмщик записывает плановую дату, фактическую дату, заказанное количество, принятое количество и найденные расхождения. Достаточно таблицы Excel; если приёмка оформляется в 1С, значительная часть данных там уже есть.

Как построить простой рейтинг

В конце месяца по каждому поставщику считаются три цифры: какая доля поставок пришла вовремя, какая была полной и в какой доле обнаружились проблемы с документами или состоянием. Затем выставляются баллы. Например (условно): своевременность — 40 баллов, полнота — 30, документы — 20, состояние — 10. По итогам выделяются три группы: A (хорошо), B (под наблюдением), C (проблемный). Границы вы задаёте сами, важно лишь, чтобы они были известны заранее и одинаковы для всех поставщиков. Не делайте выводов, пока не накопились данные минимум за три месяца: одна задержка может быть случайностью, а закономерность, повторяющаяся три месяца подряд, уже нет. Таблица должна помещаться на одном экране: в строках поставщики, в столбцах месяцы, в последнем столбце общий балл.

Перевод рейтинга в деньги

Для отдела закупок самый убедительный довод — сумма. Пример (условные цифры). Поставщик A привозит товар на 120 млн сумов в месяц и на 3 процента дешевле поставщика B, то есть экономия составляет 3,6 млн сумов в месяц. Но в 8 из 20 ежемесячных поставок возникают проблемы. Считаем:

• на каждую проблемную поставку уходит 3 часа времени сотрудников, по 25 000 сумов в час, итого 600 000 сумов;
• из-за задержек товар заканчивается дважды в месяц, и каждый раз теряется 1,5 млн сумов маржи, итого 3 млн сумов;
• чтобы защититься от задержек, держат дополнительный запас на 30 млн сумов; если замороженные деньги оценить в 2 процента в месяц, это 600 000 сумов.

Итого 4,2 млн сумов, то есть на 0,6 млн больше скидки. «Дешёвый» поставщик на деле дороже. У вас цифры будут другими, но порядок расчёта тот же.

Чтобы рейтинг был справедливым

Задержка не всегда вина поставщика. Машина могла прийти вовремя, но часами ждать, потому что зона приёмки была занята. Записывайте в журнал и причину задержки: поставщик, транспорт, склад или документы. Поставщику засчитывайте только причины, связанные с ним самим и его транспортом. Иначе рейтинг потеряет доверие уже на первом обсуждении: поставщик возразит против задержки, случившейся не по его вине, и будет прав.

Как использовать рейтинг в разговоре

Рейтинг нужен не для наказания, а для договорённостей. Раз в месяц покажите результат поставщику и попросите о двух-трёх конкретных вещах: заранее согласовывать интервал прибытия, сверять груз со списком перед отправкой, оформлять этикетки в одном формате. По важным товарам держите минимум двух поставщиков, иначе рейтинг ничего не изменит. Поставщику из группы C дайте срок на исправление, например два месяца, и только после этого сокращайте его долю.

Вывод

Цена поставщика видна в счёте-фактуре, а цена его дисциплины спрятана на складе. Эксперты OmborExpert помогают настроить процесс приёмки и показатели, а также прописать правила работы с поставщиками.