Отдать склад внешнему оператору: критерии решения

Руководитель порой задумывается: а не передать ли склад внешнему оператору? Иногда это верное решение, а иногда отказ от собственных знаний и контроля. Вопрос об аутсорсинге склада решается не только ценой: в нём есть и контроль, и гибкость, и риск. Ниже критерии для решения и способ правильно сравнить стоимость. В этом решении возможны две ошибки: держать у себя работу, с которой вы не справляетесь, и вывести из-под контроля работу, жизненно важную для бизнеса.

Когда внешний оператор удобен

Внешний оператор обычно уместен в таких случаях:

• объём сезонный или неопределённый, и вы не хотите увеличивать постоянные расходы;
• вы пробуете новый рынок или новый регион и ещё не уверены в росте;
• не хватает опытных кадров для управления складом, а искать их некогда;
• объём небольшой, но нужно особое оборудование (например, холодильное), и покупать его неудобно.

В таких случаях оператор превращает постоянные расходы в переменные: если объём падает, платёж тоже уменьшается, но если объём растёт, растёт и он.

Когда лучше собственный склад

Содержать собственный склад выгодно, когда:

• товар требует особого обращения, и эти знания у вас;
• объём большой и устойчивый, постоянные расходы хорошо распределяются;
• склад ваше конкурентное преимущество: вы удерживаете клиентов скоростью, упаковкой или качеством;
• данные или клиентская база очень чувствительны.

Часто существует и средний путь: основной товар хранить у себя, а сезонную или медленно оборачивающуюся часть отдать оператору.

Как правильно сравнить стоимость

Часто стоимость собственного склада считают только по аренде и зарплатам, а стоимость оператора только по тарифу. Считайте обе стороны полностью. Собственный: аренда, зарплаты, коммунальные платежи, износ оборудования, программа, время на управление, недостачи, замороженный капитал. Оператор: хранение (за паллетоместо в месяц), приёмка, отбор (за строку), отгрузка, минимальный ежемесячный платёж, дополнительные услуги (упаковка, возвраты), а также координатор и транспорт с вашей стороны.

Пример (условные цифры). Собственный склад обходится в 180 млн сумов в месяц и отгружает 30 000 строк, то есть 6000 сумов за строку. Предложение оператора: 4000 сумов за строку (всего 120 млн сумов), за 600 паллетомест по 60 000 сумов за место (36 млн сумов), около 8 млн сумов за минимальный платёж и дополнительные услуги, всего 164 млн сумов. Если добавить 10 млн сумов на собственного координатора, получится 174 млн сумов. Разница 6 млн сумов, то есть около 3 процентов. Такая небольшая разница не решает вопрос ценой: решающими станут контроль, гибкость и риск.

Смотрите и на скрытые статьи кроме цены: требование минимального объёма, плата за перемещение товара, оплата за запоздавший заказ, дополнительная плата за отчёты, условия продления договора. При сравнении предложений спрашивайте о каждой из них отдельно.

Что нельзя потерять из контроля

В договоре с оператором должно быть чётко записано следующее:

1. уровень сервиса: точность учёта, срок отгрузки заказа, допустимый уровень повреждений;
2. отчёты: какие и с какой периодичностью;
3. инвентаризация и ваше право проводить аудит;
4. возможность видеть остатки, когда нужно;
5. ответственность и компенсация: что выплачивается за потерянный или повреждённый товар;
6. конфиденциальность данных и чьим является товар;
7. условия выхода: как вы заберёте товар и данные, если решите уйти.

Большинство пунктов выглядит простым, но в случае спора решающими окажутся именно они. Прежде чем подписывать договор, пусть его прочтут также начальник склада и финансист.

Переход по этапам

Не переносите всё сразу. Сделайте пилот: одна товарная группа или один регион, 2-3 месяца. Заранее согласуйте показатели и сравнивайте их каждый месяц. Не теряйте у себя знание склада: координатором должен быть человек, способный понимать работу оператора. Иначе вы не сможете оценивать результат и станете зависимы от оператора. В конце пилота задайте три вопроса: удержал ли оператор ваши показатели, надёжны ли отчёты, быстро ли отвечают при проблеме. Если не можете ответить «да» на два из них, не расширяйте.

Вывод

Аутсорсинг даёт удобство, но уменьшает контроль; собственный склад даёт контроль, но требует постоянных расходов и внимания. Эксперты OmborExpert помогают посчитать расходы собственного склада, оценить предложения операторов и прописать уровень сервиса в договоре.