Vakolatlarni bo'lish: bitta odam butun zanjirni boshqarmasin

Kichik va o'rta omborlarda ko'pincha bitta ishonchli odam hamma narsani qiladi: buyurtma beradi, tovarni qabul qiladi, javonga qo'yadi, hisobga kiritadi, hisobdan chiqaradi va qoldiqni o'zi sanaydi. Bu qulay va tez. Lekin xatoni ham, suiiste'molni ham hech kim ko'rmaydi. Gap ishonchsizlikda emas: vakolatlarni bo'lish halol odamni ham himoya qiladi, chunki xato chiqsa, uni tez topish va tushuntirish mumkin bo'ladi. Quyida bu qoidani kichik jamoada ham qo'llash yo'llari keltirilgan.

Asosiy qoida

Bitta operatsiyaning barcha bosqichini bitta odam bajarmasin. Zanjir shunday: buyurtma berish, qabul qilish, saqlash va berish, hisobga kiritish, hisobdan chiqarish va tuzatish, sanash. Eng xavfli birikmalar: buyurtma va qabul bir odamda (yetkazib berilmagan tovarni «qabul qilingan» deb yozish mumkin), saqlash va hisobdan chiqarish bir odamda (yo'qolgan tovarni «shikastlangan» deb yozish mumkin), saqlash va sanash bir odamda (odam o'z xatosini o'zi tekshiradi). Bunday birikmalarni topish uchun har bir xodim uchun «nimalarni qila oladi» degan ro'yxatni yozib chiqing, ko'p hollarda bir odamda ikki-uch vazifa borligi hayratga soladi. Eng sodda tekshiruv: bitta tovar pozitsiyasi uchun buyurtmadan hisobdan chiqarishgacha hujjatlar zanjirini ko'rib chiqing va har bir qadamda kim imzo qo'ygani yoki tizimga kirganini yozing. Takrorlanayotgan ism muammoni ko'rsatadi.

Kichik jamoada nima qilish mumkin

Uch-to'rt kishilik omborda to'liq ajratish imkonsiz. Shunda o'rnini bosadigan choralar qo'llaniladi:

• hisobdan chiqarish va qoldiqni qo'lda tuzatish belgilangan summadan oshsa, ikkinchi imzo (rahbar yoki egasi) kerak; summani o'zingiz belgilaysiz;
• sanashni saqlovchi emas, boshqa odam bajarsin, hech bo'lmasa tanlab sanashni;
• tuzatishlar jurnali: sana, kim, sabab, summa; haftasiga bir marta rahbar eng yirik beshtasini ko'rib chiqadi;
• majburiy ta'til yoki smena almashinuvi: odam bir necha kun ishlamasa, yashirin muammolar o'zi ko'rinadi.

Rahbar yoki egasi ham nazoratning bir qismi: oyiga bir marta tasodifiy 10 ta joydan qoldiqni o'zi tekshirsin, buning uchun yarim soat yetadi.

Kirish huquqlari

Dasturdagi parollar shaxsiy bo'lsin, umumiy parol bo'lmasin. Har kim faqat o'z vazifasi uchun kerak amallarni bajarsin: qabul qiluvchi tovarni hisobdan chiqara olmasin, terishchi narxni o'zgartira olmasin. Kalitlar ro'yxati yuritilsin, omborga kim va qachon kirgani yozib borilsin. Xodim ishdan ketganda uning ruxsatlari o'sha kuniyoq yopilsin. Bu oddiy qoida, lekin ko'pincha unutiladi: parol va kalit ketgan odamda qolib ketadi. Kamera bo'lsa, qabul va jo'natish zonasi hamda hisobdan chiqariladigan tovar turgan joy ko'rinib tursin.

Misol

Misol (shartli raqamlar). Bir omborda xarid, qabul va hisobdan chiqarish bitta odamda. Bir oyda «shikastlangan» deb hisobdan chiqarilgan tovar 6 mln so'm. Qoida kiritiladi: 500 000 so'mdan ortiq hisobdan chiqarish uchun surat va ikkinchi imzo kerak. Bu qoida hech kimni ayblamaydi, u shunchaki rasmni ko'rinadigan qiladi. Rahbar ham, ombor mudiri ham raqamni ko'rgach, savol «kim aybdor?» emas, «nima uchun shunday bo'layotgan?» deb qo'yiladi. Keyingi oyda yozilgan holatlar soni va summasi aniq javob beradi: bular rostdan ham shikastlanishmi yoki saqlash tartibining yetishmasligimi. Birinchi holda yetkazib beruvchi yoki tashuvchi bilan gaplashish kerak, ikkinchisida joylashtirish va qadoqlashni tuzatish. Bunday tizimning o'z narxi ham bor: ikkinchi imzo vaqt oladi. Shuning uchun uni faqat muhim operatsiyalarga qo'ying, kundalik mayda harakatlarga emas.

Ohang va namuna

Nazoratni ayblov sifatida emas, hamma uchun umumiy qoida sifatida kiriting: «bu mudirga ham, egasiga ham tegishli». Rahbarning o'zi qoidaga bo'ysunmasa va o'ziga istisno yaratsa, qoida tezda qadrini yo'qotadi. Yaxshi nazorat odamga «meni kuzatishyapti» degan his bermaydi, balki «xato qilsam, uni tez topishadi va tuzatishadi» degan ishonch beradi. Xodimlarga qoidaning sababini oldindan tushuntiring: bu ularga ishonchsizlik emas, har qanday xatoni ikkinchi ko'z bilan ushlash usuli.

Xulosa

Nazorat odamga ishonmaslik emas, tizimni ishonchli qilish yo'li. OmborExpert ekspertlari vakolatlar va kirish huquqlarini baholab, kichik jamoaga mos ichki nazorat qoidalarini yozishga yordam beradi.