Ombor reglamenti: bir sahifali qoidalar yozish

Ombor reglamenti ko'pincha 40 sahifalik papkaga aylanadi: uni yozishga oylar ketadi, keyin javonda changlanadi va hech kim o'qimaydi. Xodim savol bilan mudirning oldiga boradi, mudir esa «shunday qilamiz» deb og'zaki javob beradi. Natijada har kim o'z usulida ishlaydi. Yaxshi ombor reglamenti boshqacha: bitta jarayon uchun bitta sahifa, ish joyida osilgan, besh daqiqada o'qib bo'ladigan. Quyida uni qanday yozishni ko'rib chiqamiz.

Bir sahifa nimaga javob berishi kerak

Reglament oltita savolga javob beradi:

• bu jarayon nima uchun kerak (bir jumla bilan);
• kim bajaradi va kim tekshiradi;
• qachon boshlanadi, ya'ni qaysi hodisadan keyin;
• qanday qadamlar bilan o'tadi (beshtadan sakkiztagacha);
• qachon «tayyor» deb hisoblanadi;
• tartib buzilsa, kimga murojaat qilinadi.

Agar bu savollarga javoblar bir sahifaga sig'masa, jarayon haddan tashqari murakkab: uni ikkiga bo'ling. Sahifaning yuqorisiga reglament nomi, versiyasi va egasi, pastiga tasdiqlangan sana yoziladi. Bu mayda narsa, lekin eski nusxani yangisidan ajratish uchun zarur. Har bir qadam bitta jumlaga sig'sin; uzun jumla ikki qadamga bo'linadi.

Sahifa namunasi

Misol sifatida qabul reglamenti (shartli). Nomi: «Yukni qabul qilish». Maqsad: kelgan tovar hujjatga mos ekanini tasdiqlash. Mas'ul: qabul qiluvchi, tekshiradi: smena mudiri. Boshlanishi: mashina darvozaga yetib keldi. Qadamlar: yuk xatini olib, buyurtma bilan solishtirish; qadoqlarni tashqi ko'rikdan o'tkazish; miqdorni sanash; partiya raqami va yaroqlilik muddatini tekshirish; nomuvofiqlikni suratga olib yozib qo'yish; tovarni tizimga kiritish. Tayyor: tovar tizimda, hujjat imzolangan, tovar bufer maydondan javonga o'tkazilgan. Istisno: miqdor farq qilsa, qabul qilishdan oldin smena mudiriga xabar bering.

Qanday yozish kerak

Reglamentni xonada o'tirib o'ylab topmang. Jarayonni uch smenada kuzating, ishni aslida kim va qanday bajarishini yozing, so'ng eng yaxshi usulni tanlang. Matnni ishchining o'zi bilan birga yozing, chunki qaysi qadam noaniqligini u biladi. Til oddiy bo'lsin: «lozim», «zarur» o'rniga buyruq shakli va aniq son: «3 ta qadoqni tanlab oching». Imkon bo'lsa, qadamga rasm qo'shing: javon belgisi, yorliq namunasi, pallet to'g'ri joylashtirilgan ko'rinishi. Rasm uzun tavsifdan tezroq tushuniladi. Jamoada o'zbek va rus tilida gaplashuvchilar bo'lsa, reglamentni ikki tilda tayyorlang, aks holda bir guruh uni o'qimaydi.

Istisnolarni alohida yozing. Xodim eng ko'p aynan istisnoda adashadi: miqdor farq qilsa, hujjat bo'lmasa, tovar shikastlangan bo'lsa nima qilinadi? Har bir reglamentda eng ko'p uchraydigan uchta istisno va ularning yechimi bo'lsin, qolgan holatlar uchun «smena mudiriga murojaat qiling» qoidasi yetarli.

Sinash va yangilash

Yozilgan reglamentni yangi xodimga bering va u faqat shuni o'qib ishlab ko'rsin. U adashgan joy reglamentning zaif joyi. Uni tuzatib, ish joyiga osib qo'ying. Har bir reglamentning egasi bo'lsin, uni har chorakda ko'rib chiqing, o'zgarish sanasi va versiyasini yozib boring. Eng xavfli xato: yangi nusxa chiqqanda eskisi ish joyida osilib qolishi. Yangisini osganda eskisini yig'ib oling. Oyiga bir marta reglament bilan haqiqiy ish orasidagi farqni tekshiring: tasodifiy bitta amalni kuzating, qadamlar yozilganidek bajarilyaptimi? Xodimlardan ham bitta savol so'rang: «qaysi reglament sizga halaqit beryapti yoki eskirgan?» Ish qanday ketayotganini ular eng yaxshi biladi.

Tipik xatolar

• hamma jarayonni bir kunda yozishga urinish; boshlash uchun eng ko'p xato chiqadigan uchtasini tanlang, masalan, qabul, terish va jo'natish;
• hech kim amal qilmaydigan «ideal» tartibni yozish yoki aksincha, ish qanday bo'lsa shunday yozib, xatolarni ham qonuniylashtirish;
• imzo to'plash uchun yozish: reglament bilan tanishib chiqilgani emas, amalda bajarilgani muhim;
• qadamda «tekshiring» deb yozib, nimani va qanday tekshirishni ko'rsatmaslik: har bir tekshiruvning mezoni bo'lsin;
• bir jarayon uchun bir nechta hujjat: sahifa hamma narsani o'zida saqlasin, boshqa hujjatga havola talab qilmasin.

Xulosa

Reglament hujjat emas, ish qurolidir: u qisqa, ko'rinadigan va tekshirilgan bo'lishi kerak. OmborExpert ekspertlari asosiy jarayonlarni baholab, ular uchun bir sahifali reglamentlarni birga yozishga va xodimlarni o'rgatishga yordam beradi.