Скрытые виды потерь: время, место, внимание
Не всякая потеря видна в учёте: время на поиски и занятое место тоже стоят денег.
Недостача видна в акте инвентаризации, поэтому о ней знают все. Но мест, где склад теряет деньги, много, и ни в один отчёт они не попадают: время, потраченное на поиск товара, место, занятое неподвижным товаром, внимание руководителя, ушедшее на «тушение пожаров». У того, чего нет в отчёте, нет и хозяина, поэтому оно тянется годами. Ниже показано, как увидеть и измерить три скрытые потери.
Время: поиск и ожидание
На неупорядоченном складе часть рабочего времени сотрудника уходит на поиск товара, ожидание документов, повторную проверку ошибок и двойные проходы по одному и тому же месту. За это время зарплата выплачена, но ничего не создано.
Пример (условный). 20 сотрудников, каждый тратит на поиск и ожидание 30 минут в день. Всего 10 часов в день, 220 часов в месяц (22 рабочих дня), 2640 часов в год. При цене часа 28 000 сумов это около 74 млн сумов в год, то есть рабочее время полутора сотрудников. Это прямой расчёт. Главный ущерб в другом: задержанные отгрузки, работа после смены и «нет в наличии», сказанное клиенту только потому, что товар не нашли.
Для измерения времени достаточно метода выборки рабочего времени: в течение трёх дней каждые полчаса записывайте, чем занимаются 8-10 сотрудников: собирает, идёт, ищет, ждёт, переделывает. Доля поиска и ожидания и есть ваша реальная потеря.
Сократить время поиска можно тремя шагами: этикетка на каждом месте (стеллаж, ряд, ярус, ячейка), номер места в карточке товара и правило «один товар — одно место». Допустим, поиск сократился вдвое: в приведённом примере освобождается 1320 часов в год, то есть примерно 165 рабочих смен.
Место: площадь, занятая неподвижным товаром
Каждое паллетоместо стоит денег: аренда, коммунальные услуги, освещение, управление. Неподвижный товар занимает это место зря.
Пример (условный). Месячная стоимость паллетоместа 150 000 сумов. 140 паллет, по которым за последние 180 дней не было ни одного движения, стоят 21 млн сумов в месяц, 252 млн сумов в год. И это только цена места. Есть ещё два скрытых эффекта: товар, который берут часто, оказывается в дальнем, неудобном месте, и путь сборки удлиняется; ходовой товар «временно» стоит в проходе или в зоне приёмки и мешает движению.
Отчёт простой: дата последнего движения по каждому адресу. Сгруппируйте по возрасту: до 30 дней, 31-90, 91-180 и больше 180 дней. По последней группе нужно отдельное решение: продать со скидкой, вернуть поставщику, переместить в другое место или списать.
Если по неподвижному товару не принимать решений, его становится больше с каждым годом. Правило: раз в квартал передавайте руководителю список последней группы, по каждой позиции выбирайте один из трёх вариантов и записывайте срок и ответственного.
Внимание: ограниченный ресурс руководителя
Часы в рабочем дне руководителя ограничены. Если он отвечает на «срочные» звонки по пятнадцать раз в день, и каждый вместе со временем возвращения к работе занимает 10 минут, это 2,5 часа, почти треть рабочего дня. На улучшения, обучение и планирование времени не остаётся.
В течение недели записывайте в тетрадь «срочные» прерывания: что случилось, в чём причина. Обычно повторяются три-четыре причины: неверный остаток, опоздавшая приёмка, ненайденный товар. Устранение первых трёх вернёт руководителю больше всего времени.
Ещё одна невидимая издержка: задержка решений. Когда цифры не сходятся, руководитель не может принять решение и говорит «сначала проверим». Каждая такая задержка тоже потеря внимания, а время команды, ожидающей решения, — ещё одна потеря.
План на первую неделю
- 1-3-й день: выборка рабочего времени и тест на поиск.
- 2-й день: отчёт о дате последнего движения по адресам.
- 1-5-й день: тетрадь прерываний руководителя.
- 5-й день: переведите все три потери в деньги, оцените, какая из них самая большая и какую быстрее исправить.
Обычно самый быстрый результат даёт наведение порядка в этикетках и адресах, а самый большой — освобождение места от неподвижного товара. Освободившееся место к тому же откладывает потребность в новой аренде.
Вывод
Скрытые потери трудно оценить, но признать и измерить их значит сделать управляемыми. Эксперты OmborExpert могут помочь провести выборку рабочего времени, составить отчёт по неподвижному месту и проанализировать прерывания, переведя потери в цифры.