Бюджет склада: планируем расходы заранее
Разделите постоянные и переменные расходы, посмотрите, как меняется стоимость одной строки заказа при изменении объёма, и принимайте решения по цифрам.
Многие склады живут без бюджета: расходы «обнаруживаются» в конце месяца в бухгалтерии, а руководитель пожимает плечами: «в этом месяце вышло дорого». Между тем большую часть складских расходов можно предвидеть. Бюджет склада нужен не для отчёта, а для решений: сколько заказов мы способны принять, нужен ли новый сотрудник, когда пора расширяться, какую цену назвать новому клиенту. Бюджет помогает отвечать на эти вопросы не на глаз, а цифрами.
Разделите расходы на две группы
Постоянные расходы не зависят от объёма: аренда, зарплата основных сотрудников, коммунальные платежи, оплата программы и связи, страховка. Переменные растут вместе с объёмом: временные работники и сверхурочные, упаковочные материалы, топливо, этикетки, повреждённый товар. Это разделение важно, потому что при изменении объёма меняется только вторая группа, а первая остаётся прежней. Именно поэтому руководители часто недоумевают: «объём вырос, почему расходы не выросли?» или «объём упал, почему расходы не упали?»
В бюджет стоит включить и статьи, о которых часто забывают: недостачи и списание повреждённого товара, расходы на инвентаризацию, ремонт оборудования, обучение сотрудников. Каждый месяц они не заметны, но за год набегает ощутимая сумма.
Составляем бюджет за пять шагов
- Соберите расходы за последние 12 месяцев по статьям; достаточно бухгалтерских и платёжных документов.
- Заранее оцените объём следующего периода: число отгружаемых строк заказов или паллет. Делайте это вместе с отделами продаж и закупок.
- Назначьте ответственного за каждую статью: отвечает тот, кто начинает расход.
- Отдельной строкой запишите сезонные пики и запланированные изменения (новая смена, изменение арендной платы).
- Заложите небольшой резерв на непредвиденное, но записывайте его под своим именем, не прячьте внутри других статей.
Ведите бюджет в одном файле Excel: для каждой статьи достаточно столбцов плана, факта и комментария. Сложная программа не нужна, нужен одинаковый порядок заполнения каждый месяц.
Посчитайте стоимость единицы
Самый полезный результат бюджета — стоимость одной отгруженной строки заказа (или паллеты). Пример (условные цифры). Постоянные расходы 120 млн сумов в месяц, переменные при 30 000 строк — 60 млн сумов, то есть 2000 сумов на строку. Всего 180 млн сумов, 6000 сумов на строку. Если в следующем месяце объём вырастет на 20 процентов до 36 000 строк, переменные расходы составят 72 млн сумов, а постоянные останутся 120 млн сумов. Всего 192 млн сумов, около 5333 сумов на строку. Объём вырос на 20 процентов, расходы лишь на 6,7. И наоборот, если объём упадёт, постоянные расходы будут приходиться на каждую строку в большей доле, и стоимость единицы вырастет. Руководитель, знающий эту цифру, не ошибётся, когда назначает цену за новый заказ или оценивает внешнее предложение. Наблюдение за стоимостью единицы по месяцам к тому же заранее показывает, что расходы медленно растут.
План и факт: одна страница в месяц
В конце месяца по каждой статье сравниваются план и факт. Главное — найти причину, а не виноватого. Порог отклонения вы задаёте сами, например обсуждаете разницу более 10 процентов, а мелкие отклонения пропускаете, иначе встреча уйдёт в детали. По каждому крупному отклонению задаются три вопроса: почему это произошло, случайность это или повторится, что мы меняем. Получайте факт из бухгалтерии не после закрытия месяца, а по возможности еженедельно: на месячное опоздание с информацией расход уже не остановить. Крупные разовые расходы (стеллажи, техника, программа) записывайте в отдельный инвестиционный план и не смешивайте с ежемесячными текущими, иначе месячная цифра будет скакать и станет непонятной.
Типичные ошибки
- составлять бюджет только сверху, не спрашивая мнения начальника склада;
- не учитывать сезонный пик, из-за чего в самый загруженный месяц года не хватает денег;
- менять план по факту, тогда план теряет смысл;
- смотреть на расход отдельно от объёма: нужно говорить не «выросла аренда», а «выросла стоимость одной строки».
Вывод
Бюджет не ограничивает склад, а даёт уверенность при принятии решений. Эксперты OmborExpert помогают упорядочить статьи расходов, посчитать стоимость единицы и наладить ежемесячный управленческий отчёт.