Стратегический запас: когда он нужен

Стратегический запас — это не обычный страховой запас. Страховой запас закрывает ежедневные колебания, а стратегический хранится на редкое, но тяжёлое событие: поставщик остановился, оборвался транспортный путь, ввели ограничения на импорт, заказ задержался на несколько недель. Такой запас замораживает деньги и нередко так и не используется. Поэтому создавать его нужно не по всем товарам, а выборочно и с расчётом.

Какой товар заслуживает запаса

Ответьте на два вопроса:

1. Какой ущерб принесёт отсутствие товара? Остановится линия, придётся платить клиенту штраф, пострадает безопасность или пройдёт сезон.
2. Можно ли быстро его заменить? Есть ли другой поставщик, похожий товар или местный рынок?

Из ответов получаются четыре случая:

• ущерб большой и заменить нельзя: кандидат на стратегический запас;
• ущерб большой, но заменить легко: достаточно обычного страхового запаса и второго поставщика;
• ущерб малый, заменить трудно: предзаказ, ожидание;
• ущерб малый и заменить легко: особых мер не нужно.

Типичные кандидаты: импортный компонент от единственного источника, специальный упаковочный материал для производства, критичная запчасть работающей техники, сырьё, которое необходимо закупить до сезона.

Не составляйте список в одиночку. Проведите часовую сессию с руководителями производства, продаж и закупок: перечислите 30-50 важных позиций и задайте по каждой два вопроса выше. Список кандидатов часто оказывается заметно короче ожидаемого, и это хорошо: меньше позиций означает меньше замороженных денег.

Расчёт объёма

Самая распространённая ошибка — пытаться закрыть весь срок перебоя. На самом деле запас даёт время на переход к замене.

Пример (условный). Пищевое производство расходует упаковочную плёнку по 2 тонны в неделю, тонна стоит 30 млн сумов. Обычный срок поставки 5 недель, его закрывает обычный запас. Допустим, перебой может задержать поставки ещё на 6 недель.

• Полная защита: 6 недель × 2 т = 12 т, то есть 360 млн сумов. Если хранение (деньги, место, ротация) обходится в 18 процентов в год, это 65 млн сумов.
• Переход ко второму поставщику занимает 3 недели: запас 3 недели × 2 т = 6 т, то есть 180 млн сумов, хранение около 32 млн сумов в год.

Для сравнения: допустим, при остановке линия теряет 40 млн сумов в день. Простой в 10 дней стоит 400 млн сумов. Если достаточно половинного запаса, второй вариант дешевле и закрывает главный риск. Добавьте в расчёт штрафы и потерю клиентов.

Проверяйте срок перебоя не догадкой, а историей: на сколько поставки реально задерживались за последние два-три года, сколько дней длилась самая долгая задержка? Эта цифра даёт реальную основу для «худшего случая» и не позволяет просить запас любого размера.

Как хранить запас

Стратегический запас не должен «растворяться» в обычном складе:

• храните его в отдельном месте и под отдельным кодом, ведите в учёте отдельным статусом или складом, иначе его продадут в обычный заказ;
• запишите право использования: кто и при каком событии разрешает;
• если есть срок годности, ротируйте: старое переводите в обычное производство, а на его место кладите новое;
• раз в квартал пересчитывайте и проверяйте условия хранения;
• раз в год пересматривайте: если карта рисков изменилась или появился второй источник, запас сокращайте.

Показывайте стоимость стратегического запаса в отчётности отдельной строкой. Тогда руководство видит «спящие» деньги и каждый год оценивает, нужны ли они по-прежнему, а запас не забывается и не устаревает.

Пути дешевле запаса

Стратегический запас — одна из самых дорогих мер защиты. Сначала рассмотрите другие варианты:

• заранее утвердить второго поставщика и испытать его на небольшом объёме;
• рамочный договор с гарантированной мощностью;
• запас, выделенный на ваше имя на складе поставщика;
• техническое решение, позволяющее заменять товар другим;
• разделение запаса с двумя-тремя партнёрами.

Вывод

Стратегический запас создаётся для товаров, отсутствие которых приводит к большому ущербу: в объёме, достаточном не на весь срок перебоя, а на время перехода к замене, и со строгими правилами. Эксперты OmborExpert могут помочь определить критичные товары, рассчитать объём запаса и записать правила хранения.