Складской регламент на одной странице

Складской регламент нередко превращается в папку на 40 страниц: на её написание уходят месяцы, потом она пылится на полке, и никто её не читает. Сотрудник идёт с вопросом к начальнику, а тот устно отвечает: «делаем так». В итоге каждый работает по-своему. Хороший складской регламент устроен иначе: одна страница на один процесс, висит на рабочем месте, читается за пять минут. Ниже разберём, как его писать.

На что должна отвечать одна страница

Регламент отвечает на шесть вопросов:

• зачем нужен этот процесс (одним предложением);
• кто выполняет и кто проверяет;
• когда начинается, то есть после какого события;
• какими шагами проходит (от пяти до восьми);
• когда считается «готовым»;
• к кому обращаться, если порядок нарушен.

Если ответы на эти вопросы не умещаются на одной странице, значит, процесс слишком сложный: разделите его на два. Вверху страницы указываются название регламента, версия и владелец, внизу дата утверждения. Это мелочь, но она нужна, чтобы отличить старый экземпляр от нового. Каждый шаг должен умещаться в одно предложение; длинное предложение разделите на два шага.

Образец страницы

Для примера регламент приёмки (условный). Название: «Приёмка груза». Цель: подтвердить, что поступивший товар соответствует документам. Ответственный: приёмщик, проверяет: начальник смены. Начало: машина подъехала к воротам. Шаги: получить накладную и сверить с заказом; осмотреть упаковки снаружи; пересчитать количество; проверить номер партии и срок годности; сфотографировать и записать расхождение; внести товар в систему. Готово: товар в системе, документ подписан, товар перенесён из буфера на полку. Исключение: если количество расходится, до приёмки сообщите начальнику смены.

Как писать

Не сочиняйте регламент, сидя в кабинете. Понаблюдайте за процессом в трёх сменах, запишите, кто и как выполняет работу на самом деле, затем выберите лучший способ. Пишите вместе с самим работником, потому что именно он знает, какой шаг неясен. Язык должен быть простым: вместо «надлежит», «необходимо» — повелительная форма и точное число: «выборочно откройте 3 упаковки». По возможности добавляйте к шагу рисунок: обозначение стеллажа, образец этикетки, правильно уложенную паллету. Рисунок понятнее длинного описания. Если в команде говорят и по-узбекски, и по-русски, подготовьте регламент на двух языках, иначе одна группа его не прочтёт.

Исключения пишите отдельно. Чаще всего сотрудник ошибается именно в исключениях: что делать, если количество расходится, документа нет, товар повреждён? В каждом регламенте должны быть три самых частых исключения и их решения, а для остальных случаев достаточно правила «обратитесь к начальнику смены».

Проверка и обновление

Дайте написанный регламент новому сотруднику, пусть он поработает, пользуясь только им. Где он ошибся, там слабое место регламента. Исправьте и повесьте на рабочем месте. У каждого регламента должен быть владелец, пересматривайте его раз в квартал, записывайте дату и версию изменений. Самая опасная ошибка: когда выходит новая редакция, а старая продолжает висеть на рабочем месте. Вешая новую, снимайте старую. Раз в месяц сверяйте регламент с реальной работой: понаблюдайте за одной случайной операцией, выполняются ли шаги так, как записано? Спрашивайте и сотрудников: «какой регламент вам мешает или устарел?» Как идёт работа, лучше всех знают они.

Типичные ошибки

• попытка написать все процессы за один день; для начала выберите три, где больше всего ошибок, например приёмку, отбор и отгрузку;
• писать «идеальный» порядок, которому никто не следует, или наоборот, записывать как есть и тем самым узаконивать ошибки;
• писать ради сбора подписей: важно не то, что с регламентом ознакомились, а то, что его выполняют;
• писать в шаге «проверьте», не указав, что и как проверять: у каждой проверки должен быть критерий;
• несколько документов на один процесс: страница должна содержать всё сама, без ссылок на другие документы.

Вывод

Регламент не документ, а рабочий инструмент: он должен быть коротким, заметным и проверенным. Эксперты OmborExpert оценивают основные процессы и помогают вместе написать для них одностраничные регламенты и обучить сотрудников.