Какие вопросы руководителю стоит задавать о складе

Руководитель, заходя на склад, обычно задаёт один вопрос: «Сколько у нас товара?» Ответом будет одна сумма, а она почти не помогает принять решение. Какая часть продаётся, какая годами лежит, совпадает ли цифра в системе с реальной полкой, где теряются деньги: ни на один из этих вопросов общая сумма не отвечает. Качество ответа определяется качеством вопроса. Ниже приведены четыре вопроса, которые стоит задавать складу, и то, как выглядит хороший и плохой ответ на них.

«Сколько времени лежит?»

Это вопрос о возрасте запаса. Просите не общую стоимость, а распределение по возрасту: какая часть лежит без движения меньше 30 дней, 30-90, 90-180 и больше 180 дней. Именно последняя группа связывает больше всего денег и получает меньше всего внимания. Хороший ответ готовится за один рабочий день, делится по товарным группам, а для каждой давно лежащей позиции указаны ответственный и решение (скидка, возврат, списание). Плохой ответ: «сезонный товар», «ждём», «не знаю».

«Насколько это точно?»

Насколько остаток в системе совпадает с остатком на полке? Спросите: когда была последняя полная инвентаризация, какое расхождение получилось в сумме и по строкам, на скольких местах циклический пересчёт нашёл ошибки, установлены ли их причины. Цель по точности вы задаёте сами, исходя из компании, важно другое: цифра существует и отслеживается каждый месяц. Разделяйте два вида точности: по сумме и по местам. Точность по сумме может выглядеть высокой, потому что излишки и недостачи покрывают друг друга, а точность по местам честно показывает уровень порядка. Если начальник склада не знает точность, значит, её никто не измеряет.

«Где это теряется?»

Недостача не приходит из одного источника. Разделите её по этапам: ошибки приёмки, ошибки отбора, повреждения, кражи, истечение срока годности, путаница при возвратах. Один из самых полезных документов — журнал ручных корректировок остатков. Сколько корректировок вносится в неделю, кто их вносит, по какой причине? Если число корректировок растёт или их вносят один-два человека, это явный след проблемы. По каждому этапу задайте ещё один вопрос: кто и когда найдёт эту ошибку? Если ошибка приёмки находится не при приёмке, а когда жалуется клиент, исправлять её заметно дороже. Не зная, где происходит потеря, остановить её невозможно.

«Сколько стоит сервис?»

Здесь нужны два показателя: какая доля заказов отгружена полностью и в обещанный срок, и сколько стоит обработка одной строки заказа или одной паллеты. Первый показатель отражает взгляд клиента, второй — взгляд затрат. Только сокращение затрат может испортить сервис, а только повышение сервиса поднимает цену. Смотрите на оба вместе.

Как узнать хороший ответ

Пример (условные цифры). Руководитель спросил: «Как с запасом?» Плохой ответ: «Всё в порядке, товара на 9 млрд сумов». Хороший ответ: «Запас — 9 млрд сумов. Из них 16 процентов, то есть 1,44 млрд сумов, без движения свыше 180 дней, а у 0,3 млрд сумов срок годности меньше 60 дней. В последнем циклическом пересчёте совпали 36 мест из 40. Предлагаю три решения, ответственные назначены». Во втором ответе есть цифра, сравнение, срок и ответственный.

Одностраничный ежемесячный отчёт может состоять из пяти цифр:

• доля запаса без движения свыше 90 и свыше 180 дней (в сумме и в процентах);
• точность учёта по местам;
• количество и сумма ручных корректировок остатков;
• доля заказов, выполненных полностью и в срок;
• стоимость обработки одной строки заказа или одной паллеты.

Признаки хорошего ответа: точная цифра, сравнение с прошлым месяцем, ответственный человек и следующий шаг. Признаки плохого: «примерно», непроверенное «так показывает программа», необходимость недели на ответ и обида на повторный вопрос.

Вывод

Вопрос «сколько есть?» ведёт учёт склада, а вопросы «сколько лежит, насколько точно, где теряется и сколько стоит?» им управляют. Эксперты OmborExpert помогают подготовить показатели, отвечающие на эти вопросы, и свести их в одностраничный отчёт для руководителя.