Продажи, закупки и склад: формат еженедельной встречи

Отдел продаж объявляет акцию в Telegram-канале, отдел закупок заказывает товар, а склад узнаёт обо всём последним: когда машина уже у ворот или когда заказ клиента выполнить не получается. Акция началась, а товара нет. Пришёл большой груз, а места нет. Дело не в людях: каждый отдел живёт по своему плану, а ритма, который их связывает, нет. Самое дешёвое решение — еженедельная встреча: 30 минут, три отдела, одна таблица.

Почему три отдела должны сидеть вместе

Продажи знают, что и сколько будет продано, закупки знают, что и когда придёт, а склад знает, на что есть место, люди и время. Когда каждый отдел опирается только на своё знание, решения получаются половинчатыми. Если смотреть вместе, спрос, поставки и вместимость согласуются между собой. Есть и ещё одна польза: отделы начинают видеть проблемы друг друга. Закупки впервые чётко слышат, к чему на складе приводит задержанный груз, а продажи — кто отвечает перед клиентом за закончившийся товар. Встреча проводится не ради обсуждения прошедшей недели, а ради решений на ближайшие две-три недели.

Повестка на 30 минут

1. Прошлая неделя (5 минут): три цифры, то есть доля заказов, отгруженных полностью и в срок, число позиций, которые закончились, пришедшие и не пришедшие грузы.
2. От продаж (8 минут): акции в ближайшие 2-3 недели, крупные заказы, новые клиенты, сезон.
3. От закупок (8 минут): грузы в пути, задержки, новые заказы, изменения цен.
4. От склада (5 минут): свободное место, сотрудники (отпуска, болезни), препятствия.
5. Решения (4 минуты): по каждому решению записываются ответственный и срок.

Порядок важен: склад говорит последним, потому что, выслушав запросы продаж и закупок, он даёт чёткий ответ: «это выполним» или «этого не сможем».

Три цифры первого пункта собирайте каждую неделю в одну таблицу одинакового вида: ответственный — начальник склада, таблица готова в понедельник к 9 утра. Без цифр встреча превращается в догадки.

Пример: акция и место

Пример (условные цифры). Продажи хотят в течение двух недель провести акцию по одному товару и ждут роста спроса втрое против обычного. Закупки заказали 6000 штук, а склад обычно выделяет под этот товар место на 2000 штук. На встрече склад говорит: свободного места хватит ещё лишь на 2500 штук. Тогда видны три выхода: разделить груз на две партии, сократить срок акции или временно уменьшить место, отведённое под другой товар. Без встречи это выяснилось бы, когда машина стоит у ворот, а решение было бы срочным и дорогим. В конце встречи записывается решение: груз делится на две партии, вторая придёт на второй неделе акции, ответственный — начальник закупок, срок — эта пятница.

Правила встречи

• одно время, одно место, каждую неделю (например, в понедельник утром), не дольше 30 минут;
• не зачитывайте отчёты: цифры заранее раздаются на одной странице, на встрече принимаются только решения;
• от каждого отдела приходит человек, способный принимать решения, а не помощник;
• протокол на одной странице: решение, ответственный, срок. Следующая встреча начинается с него.

Если склад находится за городом или в другой области, проводите встречу по видео, но пусть начальник склада подключается не из кабинета, а с рабочего места: тогда он сможет показать реальную обстановку.

Типичные ошибки

Первая ошибка: превратить встречу в жалобы, склад на закупки, продажи на склад. После такой встречи кто-нибудь перестаёт приходить. Вторая: не звать начальника склада или предупредить его в последний момент. Третья: не проверять на следующей неделе, выполнены ли решения; тогда доверие к встрече быстро исчезает. Четвёртая: проводить встречу лишь тогда, когда возникла проблема: сила ритма в том, что он работает до проблемы. Если в начале встречи разобрать решения прошлой недели, к ним будут относиться серьёзно.

Вывод

Если продажи, закупки и склад не смотрят в одну таблицу, каждый отстаивает собственную правоту. Эксперты OmborExpert помогают наладить ритм между тремя отделами, подготовить нужные показатели и выстроить порядок принятия решений.