Сначала процесс, потом программа

Многие компании, покупая систему управления складом (WMS), думают, что порядок придёт вместе с программой. На самом деле программа лишь ужесточает и ускоряет процесс. Если процесс ясен, порядок будет работать быстро и точно. Если процесс неясен, беспорядок будет работать с той же скоростью, только теперь он виден на экране и в отчёте. Поэтому порядок сначала процесс, потом программа предотвращает дорогие ошибки.

Что программа может и чего не может

Программа ведёт записи, направляет комплектовщика на нужный адрес, сразу ловит ошибку при сканировании, хранит историю и автоматически готовит отчёты. Но правила она сама придумать не может: принимать ли частично пришедший товар или придержать, кто и как списывает разбитую коробку, может ли срочный заказ нарушать очередь. На эти вопросы должны ответить люди. Программа не исправит неверную базу данных, не заменит дисциплину и не улучшит неудобную планировку.

Когда автоматизируется беспорядок

Допустим, на складе не обозначены адреса товаров. Программа требует от комплектовщика «отсканируйте адрес», а адреса нет. Сотрудники находят обход: записывают товар в «общую зону», а потом отмечают на бумаге. Система начинает показывать ноль там, где товар есть, и остаток там, где его нет. Появляется двойной ввод, бумага и система идут параллельно, сотрудники теряют доверие, повторяя «программа ошибается», и в конце концов возвращаются в Excel.

Есть и другая проблема: каждое неописанное правило во время внедрения превращается в вопрос подрядчика. Возвраты, частичные отгрузки, бракованный товар, срочные заказы всплывают на третьей неделе проекта и увеличивают срок и бюджет.

Что сделать до программы

1. Опишите текущий поток на одной странице: приёмка, размещение, хранение, отбор, упаковка, отгрузка, возвраты, пересчёты. У каждого этапа должен быть ответственный.
2. Составьте список исключений и задайте правило для каждого: частичная поставка, брак, пересортица, срочный заказ, возврат.
3. Наведите порядок в номенклатуре: один код на товар, единицы измерения, упаковка, вес и габариты, признаки срока годности и партий.
4. Введите схему адресов и этикетки и проверьте их вручную.
5. Запишите роли и полномочия: кто может корректировать остаток, кто подтверждает приёмку.
6. Измерьте текущие показатели: точность учёта, время отбора одной строки заказа, цикл заказа, ошибки на 1000 строк. Без исходных цифр нельзя доказать, что программа окупилась.

Эти работы не зависят от программы и сами дают результат: во многих складах одно только введение адресов и очистка номенклатуры заметно повышает точность учёта. То есть часть расходов на программу может окупиться ещё до неё.

Пример: дубли в номенклатуре

Пример (условные цифры). В каталоге 12 000 позиций, из них 700 дублей: один товар ведётся под двумя кодами. Часть запаса лежит под одним кодом, остальное под другим. Система по одному коду показывает «нет», по другому «излишек». Если каталог переносят в программу без очистки, эти 700 ошибок переезжают вместе с ним и первые месяцы исправляются вручную каждый день. Очистка до программы — работа на несколько недель, после запуска — дороже и запутаннее.

Когда программа действительно нужна

Признаки готовности процесса: регламент записан и выполняется не менее 2-3 месяцев; точность учёта стабильна; объём превысил возможности бумаги и Excel (несколько смен, несколько складов, много заказов); повторяющиеся исключения известны. Даже тогда иногда достаточно имеющейся конфигурации 1С или Excel. Выбирайте программу не потому, что она «популярна на рынке», а потому, что она решает вашу проблему. Критерии: справляется ли она с вашими исключениями, как организован обмен данными с 1С и другими системами, сколько времени сотрудникам нужно на освоение, будет ли поставщик поддерживать вас после внедрения. Если записать эти критерии, сравнивать программы станет намного проще.

Вывод

Программа усиливает хороший процесс и ускоряет плохой. Эксперты OmborExpert помогают описать текущие процессы, определить исключения и ответственность и подготовить требования к программе.